DXの推進や新型コロナウィルスの感染対策の影響で、リモートワークや、時差出社、オンライン会議など、働き方のスタイルが大きく変化しました。試験や検定についても、自宅や職場などインターネット環境のある場所で受験する「オンライン試験」が普及しています。
試験のオンライン化を実現するオンライン試験システムについてネットで検索すると、たくさんのシステムが見つかります。ある程度候補を絞り込んではいるけれども最終決定に悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
またオンライン試験システムに限った話ではありませんが、運用開始後に「思っていた感じとは違った」という声も耳にします。
この記事では、オンライン試験システムを選定する際の3つのポイントを紹介。
導入後の失敗例や、導入検討時に営業担当者に確認しておくべき点などを詳しく解説します。
- オンライン試験システムとは
- オンライン試験システム選定の3つのポイント
- オンライン試験システム導入後の3つの失敗例
- ポイント1: サポート体制を確認
- ポイント2: 試験機能の柔軟性を確認
- ポイント3: 不正防止策について確認
- まとめ
オンライン試験システムとは
オンライン試験システムとは、Web上で試験問題の作成から実施・採点までを行えるシステムです。受験者がインターネット環境のある場所から、パソコンやスマートフォンなどの端末を使って受験ができます。
紙で運用する試験と比べて、試験問題の作成や印刷、会場の手配、採点などの各作業工程の時間とコストが減らせるため、オンライン試験システムへ切り替える企業が増えています。
オンライン試験システム選定の3つのポイント
オンライン試験システムは、導入してから運用を開始するまで、試験の設定や社内作業の整備などたくさんの業務があります。トラブルなくスムーズな運用を実現するために、システムを選定する際は、以下の3つのポイントを確認しましょう。
- サポート体制を確認
- 試験機能の柔軟性を確認
- 不正防止策について確認
記事の後半では、これら3つのポイントの詳細について解説します。
その前に、これら3つのポイントを事前に確認しなかった場合に起こる、失敗例をご紹介します。
オンライン試験システム導入後の3つの失敗例
[1] 導入支援が少なく、試験運用を軌道に乗せるのに時間がかかった…
オンライン試験システムは導入してすぐに試験を開催できるわけではありません。試験問題の流し込みや、試験の要件に応じた各種設定が必要になります。
低価格なシステムの場合、マニュアルを読み自分で設定する必要があります。また高価なシステムであっても、導入支援の体制や手厚さはベンダーによって異なることを知っておきましょう。
また、機能の使い方を覚えるだけでなく、場合によっては、試験を運用するための体制作りも考えないといけません。システムを導入したものの、導入支援が手薄なために、実際の試験の運用までたどり着けないという悲劇も発生しえます。
[2] 専用の管理画面がなく、小さな変更や差し替えなどの融通が効かない…
試験問題の設定をベンダー側が実施するタイプのオンライン試験システムが存在します。
自分たちで試験問題の設定をしなくていいので、手間は減りますが、設定後に見つかった、小さな変更でもベンダーに修正を依頼しなければならず、時間とコストが余計にかかってしまう場合があります。
ベンダーによっては「試験実施の数ヶ月前に試験問題を提出しない限り、軽微な修正も受け付けません」なんてこともありますので要注意です。
[3] 不正防止策が不十分で不正が横行した…
カンニングや替え玉受験などオンライン試験では、会場での試験より不正が発生しやすいと言えます。コストばかりを気にして、不正防止機能のないシステムで妥協すると、不正が横行し、試験や検定自体の信頼を失うことにもつながります。
不正防止策は「カンニング防止」「替え玉受験防止」など似たようなキャッチコピーが多いですが、具体的にどのような不正を防止する機能があるか、しっかり確認する必要があります。
このような失敗を回避するために、オンライン試験システムの選定の際は、以下の3つのポイントを必ず確認するようにしましょう。
ポイント1: サポート体制を確認
システムの導入後に試験の実施までたどり着けるよう、サポート体制を確認しましょう。対応してもらえると思っていたことが有料だった…ということもありますので、気をつけましょう。
導入支援（オンボーディング）の充実
失敗例でもご紹介しましたが、検討中のシステム会社が導入支援にどれだけ力を入れているのか確認しましょう。
システムを導入してから試験を運用するまでの、設定や作業は少なくありません。
初めてのオンライン化で、ITやデジタルに関しての知識に自信がない方も多いでしょう。オンライン化を成功させるためにも、自社に合った運用方法を一緒に考えてくれるようなカスタマーサポートがいる会社は良い会社と言えます。
導入支援の対応時間や回数、本格稼働後のサポートについては確認しておきましょう。
また設定方法を動画で学べるなどマニュアルが充実していると、より良いかもしれません。設定方法を社内の別担当者に説明することもあるはずです。マニュアルを見て使い方を学習できる仕組みがあると便利でしょう。
営業担当者の対応
営業担当者のレスポンスのスピードや、どれだけ親身になって考えてくれるかなど、担当者の対応や姿勢は要チェックです。いざ導入してみたものの、その後放ったらかしだったり、問い合わせやトラブル時の対応があまりに遅いと、不安や不信感が募ります。
サポートは別担当者であることが多いと思いますが、営業の段階で対応に不安が残るようでしたら、別会社を検討してみても良いかもしれません。
トラブル時のサポート
試験本番時のサポートについても確認しておきましょう。試験本番中に、受験者から問い合わせがあったり、急遽設定の変更が必要、といった不足の事態が発生する場合があります。
試験当日の運営までベンダーが行えるか、運営は自社で行う場合でも、万が一のためにベンダー側の担当者の待機は可能かなど、自社の希望に対応できるベンダーを選ぶと良いでしょう。
またシステムの改修や新機能の追加など、アップデートの頻度についても、確認してみましょう。いざ使ってみるとちょっと不便に感じることも出てくるはずですが、改修頻度が高い会社なら、素早く改善に取り組んでくれるでしょう。
スケジュールの柔軟な対応
試験日が確定しており、何が何でもスケジュールに間に合わせないといけないというケースもあるかと思います。
ベンダーにより運用開始までにかかる時間が違いますので、試験実施日までに対応できるかどうかを必ず確認しましょう。
失敗例でもご紹介しましたが、試験問題を数ヶ月前には提出しないと対応しない、という会社もありますので注意が必要です。
ポイント2: 試験機能の柔軟性を確認
導入後に「できると思っていた機能がなかった」と後から気がつくパターンに陥らないように、実現したいことが柔軟に対応できるかどうかを事前に確認しましょう。
試験コンテンツの出し分け機能
Aさんはこの試験、Bさんは別の試験というように、受験者に応じて試験を出し分ける機能はどのような試験や検定でも必須の機能と言えます。
コンテンツの出し分け機能はほとんどのオンライン試験システムにありますが、階層が複数存在したり、出し分けの条件が複雑な場合に対応できないシステムが存在します。
試験以外のコンテンツ配信機能
試験機能に加えて、動画やPDF、音声などのコンテンツの掲載ができるCMS機能があると便利です。
例えば、受験前の操作方法の説明動画の配信や、注意事項のテキストコンテンツの表示など、テストの実施の前後に配信すべきコンテンツは意外とたくさんあります。
自社で設定できる管理画面
管理画面がベンダーから共有されず、設定はすべてベンダーが行うタイプの試験システムがあります。設定をしなくて済むのは楽かもしれませんが、準備した試験問題に対して、差し替えや修正が発生した場合に、追加でベンダーのサポートを依頼しないといけません。
機動力高く試験を運用するために管理画面が共有されるシステムを選定するようにしましょう。
ポイント3: 不正防止策について確認
国家試験を行う場合と、社内の昇進試験で使用する場合とでは、必要な不正防止策のレベルは異なります。どの程度の厳正さが必要かしっかり検討しましょう。
替え玉受験の防止機能、不正の証拠を残す機能など、さまざまな不正防止策がありますので、しっかり確認しておきましょう。
インカメラによる顔の監視や顔認証
リアルタイムで受験者を監視できる機能や、試験中に受験者の顔写真を撮り、不審な動きを証拠写真として残しておく機能が存在します。
静止画で記録するタイプや、すべてを動画として保存するタイプなどがありますが、自社で保存する際のファイルの容量や、個人情報の取り扱いのルールなどを確認するようにしましょう。
また、試験受験の前に、顔認証を行わないと受験ができないようにする顔認証機能の付いたシステムが存在します。替え玉受験の防止や複数人での受験を防止できるため、不正対策に必要な機能の1つと言えます。
AIによる監視
受験者の目線や体の動きから、カンニングペーパーやスマートフォンを見ているかなどをAIが検知できるシステムが存在します。
AIを使ったシステムでは、一斉に受験できる人数が制限されていたり、人数に応じて費用の変動が大きい場合があるので、確認しておきましょう。
まとめ
以上、オンライン試験システム選定の際の3つのポイントを紹介しました。
まずは理想とする試験を具体的にイメージし、この記事で紹介した「サポート体制の充実」「機能の柔軟性」「不正防止作の充実度合い」を調査しましょう。
WisdomBaseは理想のオンライン試験環境を構築するための手厚いサポートに自信があります。
システムの使い方から、企業の体制に合った試験環境のご提案まで、専任担当者がサポートします。
また複雑な紙試験でも対応できる柔軟性の高い機能を満載。
たとえば、
- 選択問題や穴埋め問題、記述式問題など、様々な問題形式に対応
- 制限時間や合否判定、部分点設定も可能
- タブ切り替え時の警告表示、デスクトップ監視などのカンニング対策機能も万全
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